تهیه شرح شغل یکی از وظایف چالشی مدیران سازمانها محسوب میشود که اغلب تا زمان ضرورت به آن پرداخته نمیشود. شرح شغل اطلاعات کلیدی درباره نوع کار، وظایف، مسئولیتها و شرایط احراز را با زبان ساده ارائه میدهد و ابزاری مهم برای بهبود فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. از طریق ساختاردهی مناسب این اطلاعات، نه تنها معیارهایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان ایجاد میشود، بلکه زمینهساز تعیین مسیر پیشرفت شغلی و طراحی دورههای آموزشی نیز خواهد بود. بنابراین، توجه به طراحی اختصاصی شرح شغل برای هر سازمان میتواند به عنوان یک مزیت رقابتی در جذب نیروی کار مؤثر باشد.
برای مدیران سازمان ها تهیه شرح شغل (Job Description) همواره یکی از کارهای پر چالش بوده است و اکثر مدیران تا زمانیکه اجباری به انجام این کار نداشته باشند، ترجیح میدهند به سراغش نروند. در این مقاله سعی داریم به تعریف شرح شغل و نحوه نوشتن آن بپردازیم و ضرورت و کاربرد این ابزار مفید را در بهبود فرآیندهای سازمانی برشماریم.
همانطور که در مقاله قبل با عنوان مدیریت منابع انسانی و اهداف آن اشاره شد، یکی از وظایف مدیران منابع انسانی تهیه شرح شغل میباشد. شرح شغل از تجزیه و تحلیل شغل به دست میآید و شامل اطلاعاتی در مورد نوع کار، محل کار، حقوق، شرح وظایف، مسئولیتها و سایر اطلاعات مربوط به شغل میباشد.
شرح شغل ابزاری ست که با زبان ساده نوع، ماهیت، وظایف، مسئولیت ها و موقعیت شغل را توضیح میدهد و همچنین با بیان جزئیات کار از اینکه هر فرد در پوزیشن شغلی خود، چه کاری را به چه نحوی و برای دستیابی به کدام اهداف، مأموریت و چشمانداز سازمان انجام میدهد، روشن میسازد.
شرح شغل یعنی لیستی که تمام وظایف افراد در قسمتهای مختلف سازمان را به صورت دقیق مشخص میکند. بنابراین هر موقعیت شغلی، به شرح مناسب نیاز دارد. در واقع مدیر منابع انسانی یا مدیر عامل یک سازمان باید پستهای مختلف را تجزیه و تحلیل و با توجه به آن برای نوشتن شرح شغل اقدام کنند. یک موقعیت را باید از دو بُعد مورد بررسی قرار داد.
اهمیت و کاربرد شرح شغل
[um_loggedin] برای شرح شغل کاربردهای بسیار متنوعی میتوان نام برد از جمله تعیین سطح حقوق و رتبه شغلی، معیاری برای مدیریت عملکرد، سازماندهی عناوین و مشاغل موجود در سازمان و…
همانطور که مشخص است، تهیه شرح شغل پیش نیاز اکثر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. با استفاده از شرح شغل، تعریف شغل و الزامات آن مشخص میشود و در اولین قدم فرد متقاضی کار با توجه به شرایط احراز موجود در شرح شغل سنجش و انتخاب میشود.
اهداف و جزئیات شغل برای پرسنل شفاف و مکتوب شده و شرح وظایف منبع و ملاک نحوه عملکردشان قرار میگیرد و با استفاده از آن معیارها، عملکردشان ارزیابی و مدیریت میشود.
فاصله میان دانش و توانمندی های هر فرد و آیتم های شرایط احراز شغل، ملاکی برای نیازسنجی آموزشی و طراحی دوره های آموزشی قرار میگیرد. مسیر پیشرفت شغلی تعیین میشود. ارتباطات درون سازمانی و مدیران بالادستی هر شغل مشخص میگردد و به همین ترتیب سایر امور مدیریت منابع انسانی به شرح شغل وابسته هستند.
نکته اصلی برای نوشتن شرح شغل، رعایت تعادل در ارائه جزئیات است تا هم برای خواننده قابل فهم و درک باشد و هم بیش از حد نیاز طولانی نباشد.
امروزه نمونهها و قالبهای فراوانی برای نوشتن شرح شغل در دسترس هستند اما باید بدانیم که شرح شغلها باید به طور اختصاصی برای مشاغل هر سازمان طراحی شوند تا هم واقعی و کاربردی بوده و هم به عنوان مزیت رقابتی در مرحله استخدام باعث جذب افراد قوی به سازمان ما شود.
چگونگی طراحی شرح شغل
تا به اینجا متوجه شدیم که شرح شغل چیست و چه کاربردی دارد، حال به صورت گام به گام نشان خواهیم داد که چگونه یک شرح شغل بنویسیم.
[/um_loggedin]جمعبندی
روزی در یک وبینار با کارآفرینی آشنا شدم که میگفت کسب و کارهای مختلفی را مدیریت میکند، اما چند ماه یکبار به آنها سر میزند و نیازی به حضور مداوم او در سازمان نیست. علت این موضوع ذهن مرا بسیار درگیر کرد. چگونه یک سازمان بدون حضور فیزیکی مدیر کار میکند؟ تنها دلیل منطقی آن، سیستم سازی موفق در مجموعه بود.
اصل اول سیستم سازی کسب و کار نیز این است که هر عضو دقیقا بداند چه کاری باید انجام دهد، پس اگر یک نمونه شرح شغل کاربردی داشته باشیم، میتوانیم عملکرد سازمان را ارتقا دهیم و حتی از راه دور نیز همه چیز را مدیریت کنیم!
در حال شکلگیری یک برداشت…
